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Assistant(e) polyvalent(e) H/F
Date offre : 15/09/2017

75 - CDD
Référence : PAR027-26841
  EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 ASSISTANT(E) POLYVALENT(E) H/F.

Rôle & Mission

EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, acteur majeur de l’immobilier, un(e) Assistant(e) polyvalent(e) h/f.

 

Rôle & Missions

 

Rattaché au responsable des services généraux, vous aurez pour rôle d’assurer l’accueil physique et téléphonique pour la société. Vous aurez également pour missions :

 

ð Assurer le secrétariat du service au quotidien.

 

- Assurer la saisie et la mise à jour ainsi qu’un suivi des courriers signalés (courriers importants nécessitant une réponse rapide sous 3 semaines) de l’ensemble de la société : photocopies, distribution,  édition des AR.

- Assurer la mise à disposition des documents au personnel de proximité (documents/carnets pré-imprimés à diffuser aux collaborateurs).

- Gérer les frais de gestion des personnels de proximité : rédiger les demandes de remboursements pour transmission à la comptabilité.

- Assurer la préparation et la planification de l’utilisation des salles de réunion ainsi que la mise à disposition du matériel.

- Planifier les sorties des véhicules de la société.

- Assurer le suivi de l’habillement gardien et du matériel sur site.

 

ð Gérer le courrier de interne (arrivées / départs).

 

- Assurer l’ouverture du  courrier arrivé, le trier, et le diffuser aux services concernés.

- Assurer l’ouverture et le dispatching par service du courrier arrivé (y compris courses).

- Préparer et affranchir l’ensemble du courrier départ.

 

ð Assurer l’accueil physique et téléphonique.

 

- Accueillir tous les visiteurs se présentant au siège, avertir  les collaborateurs concernés.

- Réceptionner tous les appels téléphoniques arrivant au standard et les renvoyer vers les collaborateurs concernés.

- Renseigner les différents publics au sujet des démarches administratives et les inciter à prendre contact avec un acteur interne / externe du secteur HLM (et, réorienter, le cas échéant, vers les institutions compétentes).

- Etablir les statistiques des appels.

 

ð Seconder si besoin l’attaché de Direction :

 

- Assister l’attachée de Direction dans l’élaboration de certains dossiers en cas de besoin ou de surcharge ponctuelle.


Profil recherché

Vous maitrisez les outils informatiques, la machine à affranchir ainsi que le standard téléphonique. Vous avez également une connaissance des principales démarches administratives (méthode de calcul des charges, enquête SLS, demandes de logement etc.).

 

Vous êtes organisé, rigoureux et autonome. Vous avez le sens du service client. De plus, vous savez faire preuve d’empathie et de fermeté.

 

Le poste est situé sur Paris 15e arrondissement.



Type de Contrat
Poste à pourvoir en CDD 6 mois
Date de démarrage
immédiat
Rémunération
24 à 25 K€
Lieu
Ile-de-france : 75 - Paris
Offre proposée par
EPITECH
01 53 32 77 55 - recrut@e-epitech.com

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